면접 결과 문의 메일 양식 - myeonjeob gyeolgwa mun-ui meil yangsig

면접은 이직의 마지막 관문인 만큼 많은 지원자들이 면접 결과에 대해 궁금해합니다만 기업이나 업종에 따라 면접의 유형이 상이하고 기업마다 자체적인 면접 전형 프로세스와 일정을 가지고 있기 때문에 면접 결과의 통보 방법과 기간을 일반화하기는 쉽지 않습니다. 몇몇 기업은 면접 결과 발표 일정을 공식 채용 홈페이지를 통해 발표하기도 하며, 전화나 메일을 활용하는 기업도 상당수입니다. 외국계 기업의 면접에서는 지원자가 면접의 마지막에 지원자가 질문할 수 있는 기회가 있으므로, 면접에서 결과 발표 일정을 확인한다면 직무에 대한 관심을 표현하고 면접 프로세스와 진행에 대한 이해를 높여줄 것입니다.

지원자들의 대부분이 면접 후 빠른 시일 내에 연락받기를 희망합니다만 기업이 모든  면접을 진행하고 평가하는 데에는 상당한 시간이 소요됩니다. 면접 결과를 기다릴 때는 결과 발표에 연연하지 않고 다른 기업에 지원하기 위한 서류를 점검하거나 다음 면접을 준비하는 것이 좋습니다. 만약 일정 기간이 지났음에도 합격 여부에 대한 연락을 받지 못했다면 지원 기업에 전화를 걸어 문의해 볼 수 있습니다.  

면접 결과 통보가 늦어지는 이유

아직 면접이 끝나지 않은 후보자가 있는 경우

면접의 후보자가 다수인 경우, 인사 담당자들은 모든 후보자와 한 차례씩 면접을 본 후에 최종 평가를 내리고 합격자를 결정하므로 면접이 끝나지 않은 후보자가 있다면  면접 결과 발표 시기가 늦어질 수 있습니다. 특히 면접 후보자들과 인사 담당자의 일정을 맞추기 힘든 경우라면 결과 발표까지 일주일 이상 소요되기도 합니다. 

면접 평가에 시간이 걸리는 경우

다수의 면접관이 평가하는 면접이라면 지원자에 대한 각 면접관의 의견이 엇갈려 합격 여부를 결정하는데 상당한 시간이 소요되는 경우가 있습니다. 1차 면접과 2차 면접을 모두 고려하여 지원자를 평가한다면 심사는 더욱 길어지게 됩니다. 또한 임원면접의 경우 모든 임원들의 일정을 맞추기 어렵거나, 채용 담당자의 병가 또는 휴가가 겹치는 등 기업 내부적인 상황으로 인해 결과 발표가 늦어질 수도 있습니다.

다른 후보자의 심사가 진행 중인 경우

지원 직무에 더 적합한 후보자가 있다면 다른 후보자의 심사가 진행되어 면접 결과 발표가 늦어지기도 합니다. 특히 경력직 면접의 결과 발표는 다른 후보자가 회사 측의 입사 제의를 거절하는 경우를 대비하여 결과 발표가 미뤄지기도 하므로 침착하게 결과 발표를 기다릴 수 있도록 합니다. 다만 다른 후보자의 심사가 진행 중이라면 지원 기업에 결과 발표 문의를 하더라도 명확한 대답을 듣기 어려울 수 있습니다.

업무 능력은 이력서와 면접에서 결정된다고 생각하는 사람이 많다. 하지만 업무 능력은 입사 지원 이메일에서부터 검증된다고 한다. 살면서 두고두고 도움이 될 입사 지원 이메일 작성 요령 3가지에 관해 지금부터 이야기해보려고 한다.

1단계, 내 이메일 계정 확인하기

직장생활에서 이메일은 당신 자체를 나타낸다. 가능한 아무 의미 없는 [영단어+숫자]의 이메일 아이디를 추천한다. 입사 지원용 이메일 계정에는 절대 닉네임을 설정하지 않는다. 본명 설정을 추천한다. (Tip. 네이버는 자동으로 본명 전송된다고 한다)

2단계, 제목은 명확해야 한다.

채용공고에 명시된 ‘제목/파일명 형식’이 있는지 확인하고 지켜야 한다. 이는 인사 담당자가 몇백 통의 지원 메일과 서류를 쉽게 보관하려는 의도다. 지정된 형식이 없다면 기본은 하는 게 좋다. (예시, OO 기업 경영기획 인턴지원자 OOO입니다. / [인턴 지원] 경영 기획 부문_OOO)

3단계, 모르면 따라 쓴다.

처음 지원하는 사람의 경우 파일명도 원본 그대로 보내는 경우도 있고 제목도 ‘인턴 지원합니다^^’ 이런 식으로 쓰는 경우가 많다. 잘 모른다면 올바른 예시를 참고해서 쓰는 것이 현명한 선택이다.

[예시] 

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제목 : OO 기업 경영기획 인턴지원자 OOO입니다.

본문 :

안녕하세요.

OO 기업의 인사담당자(서류 접수자 직급을 안다면 기재)님,

(채용공고를 접한 사이트나 게시물)에 게재하신 2021 상반기 인턴 공개 채용 공고를 보고

경영기획(지원직무, 부서명)에 지원하게 된 OOO입니다.

공고의 지원양식에 따라 서류를 작성하여 첨부드리니 긍정적인 검토 부탁드리겠습니다.

좋은 하루 보내시길 바랍니다.

2021. 11. 22

OO 기업 지원자

OOO 드림 (날짜/성명 마무리)

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첨부 파일명 수정은 필수이니 꼭 잊지 말자!

4단계, 이메일 지원의 장점: 무한 첨부

사이트 지원과 달리 이메일 지원은 무한대로 파일 첨부가 가능하다. 기본 양식 외에 자신을 각인시킬 추가 자료를 첨부하는 게 좋다. 누가 안 시켜도 하는 게 좋다. 7명 중 1명은 꼭 한다. 추가 자료 예시로는 인포그래픽, PPT 이력서, 관련 과제물 포트폴리오, 지원기업 SWOT 분석서 등이 있으니 다양한 방법으로 자신을 어필해보자.

마지막 5단계, 꼼꼼함에서 업무 능력은 빛이 난다.

자유 양식 지원서의 경우 관공서는 hwp, 사기업은 word로 보내는 게 좋다. 파일이 여러 개라면 압축하기보다는 한 문서로 합쳐서 보내는 게 좋다. 위의 경우는 필수는 아니지만 단지 담당자의 추가 작업을 덜어주는 센스가 있으면 좋다는 얘기다. 그리고 저장 시 파일 누락을 방지할 수도 있다는 장점도 있다. 메일 본문은 간결하게, 벽돌식보다는 계단식으로 작성하는 게 보기에도 좋다는 것을 기억하자. 오타나 비문 체크는 반드시 해야 하고 다 작성 후 소리 내어 읽는 게 오타를 방지하는 가장 효과적인 방법이다.

점심식사를 마치고 자리에 돌아오자 어김없이 메일함에는 새로운 메일이 한 가득 쌓여있었다. 한 손을 턱에 괴고 마우스 휠을 드르륵 돌리다, 낯선 제목의 메일이 하나 눈에 띄었다. 스팸성 홍보메일인가? 하고 생각했다가, 왠지 분위기가 다르다는 느낌에 마우스 커서를 가져다 대본다. 그리고 클릭.

"안녕하세요 담당자님, 지난 주에 면접을 보았던 OOO입니다."

메일은 이렇게 시작되고 있었다. 이름을 보고 기억 속 면접자들의 이름을 빠르게 훑어보았다. 아, 그래. 지난 주에 실무면접에서 불합격한 지원자였다. 엊그제 불합격 메일과 문자를 보냈었는데.

그다지 긴 내용의 메일은 아니었다. 그리고 내용도 사실 별다를 것이 없었다. 면접을 볼 때 편안한 분위기를 만들어줘 긴장을 많이 풀고 면접을 볼 수 있어서 감사했다는 내용과, 비록 이번 기회에는 합격하지 못했지만 언젠가 또 기회가 된다면 다시 지원하고 싶다는 내용이었다. 그리고 부족했던 부분에 대해 알려준다면 다음에는 더 잘 준비해서 좋은 인연으로 만나고 싶다는 내용도 함께.

사실 채용업무를 하면서 이런 종류의 메일을 종종 받고는 한다. 하지만 이 메일이 특별히 기억에 남는 것은 메일에서 보여주었던 그의 겸손함과 진정성이 함께 느껴졌기 때문이 아닌가 싶다. 보통의 경우 이런 메일은 보내지 않는다. 그리고 보내더라도 형식적인 겉치레 인사가 대부분인 경우가 많다. 하지만 그는 조금 달랐다. 그의 문장 표현력은 진중했고 겸손했으며 진심으로 굳은 의지를 가지고 있음을 느낄 수 있는, 정말 솔직한 표현을 문장에 꾹꾹 눌러담았음을 느낄 수 있었다. 그런 그의 마음에 답하기 위해 나는 면접관들의 평가를 훑어보고 도움이 될만한 조언을 몇 가지 전달할 수 있었다.

사실, 많은 인사팀원들은 이런 메일을 좋아하지 않을지도 모른다. 보통 채용업무를 담당하는 직원은 다른 업무를 병행하고 있는 경우가 대다수다. 어지간히 규모가 큰 회사가 아니라면 채용은 한시적인 업무이기 때문에 보통은 다른 2,3가지의 일을 병행하곤 한다. 그렇기 때문에 본래 업무에 + 채용업무가 들어가있는 그 시기는 담당자에게 피로와 스트레스가 쌓이는 때이며, 이로 인해 평소 착하고 순박하던 사람도 예민하고 뾰족하게 변하는 경우가 있다. 담당자도 사람이니 어쩔 수 없는 것이다. 그러다보니, 바쁜 업무에 치여 이런 메일도 스팸처럼 보게 될지도 모른다.

이와 같은 메일을 보내는 불합격자를 보면서 '아깝다'라는 생각을 한다.

그럼에도 불구하고 나는 이런 메일이 참 좋았다. 그리고 이와 같은 메일을 보내는 불합격자를 보면서 '아깝다'라는 생각을 한다. 자기소개서, 그리고 면접을 보면 "저는 소통능력이 좋은 사람입니다"라거나, "저는 투철한 서비스정신으로 상대를 위할줄 아는 사람입니다"와 같은 이야기가 부지기수다. 그러나 정작 자신에게 온 불합격 메일에 "답장"을 보내는 사람은 그다지 많지 않다.

물론 기분이 나쁠 것이다. '내가 어디가 모자라서 불합격이야?' 라고 생각할 수도 있고, '붙여줬어도 이런 회사 안가!'하고 생각할지도 모른다. 아니, 어쩌면 '아...또 불합격이네. 대체 언제 취업이 되려나...'라고 좌절하고 있는 중일지도 모른다. 그런 상황에서 모두에게 보내는 단체 스팸같은 불합격 통보메일에 답장이라니. 내 마음 추스리기도 쉽지 않은 상황이라는 것을 모르는 것이 아니다.

하지만 조금만 생각을 바꿔보자. 불합격 통보를 하는 담당자 또한 사람이다. 사실 그 사람 입장에서는 그냥 전부 다 합격시키고 기분좋게 "합격하셨습니다^^"하고 웃으며 연락하면 기분 좋을 것이다. 하지만 그에게는 그런 힘이 없다. 회사의 자리는 한정되어있고, 대다수에게는 불편한 기분을 들게 하는 메일을 돌려야 하는 것이다. 그 과정에서 그 담당자가 이 불합격 문구를 쓰기 위해 얼마나 고민했을까를 생각한다면, 사실 답장 하나쯤이야. 메일 또한 사람과 사람의 소통인 것이다. (물론 고민하지 않고 그냥 대충 휘갈겨 쓴 통보메일을 돌리는 경우도 많다. 이런 곳은 논외로 하자)

불합격 메일에 대한 답장이 그저 담당자의 기분을 좋게 만드는 것으로 끝나는 것도 아니다. 생각이 깨어있는 담당자라면, 그는 당신의 답장을 받은 순간 당신을 다시 한 번 보게 되고, 당신에게 뭔가 도움을 주고 싶어질 것이다. 그게 위로의 말일지도, 아니면 정보일지도 모르지만, 어쨌거나 그의 머릿속에는 더이상 당신이 "불합격자 100명 중 하나"가 아닌 "기존 지원자 OOO씨"가 되어있을 것이다. 그리고 '기존 지원자 OOO씨는 예의가 바르고 진정성 있는 사람'이라고 남게 될 것이다. 만약 이 기업에 당신이 언젠가 다시 지원한다면, 당신은 자기소개서를 통해 자신이 진정성 있는 사람이라는 것을 증명할 필요가 더 이상 없게 된다. 이미 담당자는 이를 알고 있을 테니까.

불합격 메일에 대한 답장이 훗날 좋은 결과로 이어진 케이스가 있다.

흔한 경우는 아니지만, 이런 불합격 메일에 대한 답장이 훗날 좋은 결과로 이어진 케이스가 있다. 몇 년 전, 한 그룹사에서 있었던 일이다. 한 지원자가 임원면접에서 불합격했고, 불합격 통보 메일에 감사인사와 조언을 구하는 내용으로 답장을 보냈다. 담당자는 이 지원자가 인상에 남았고, 이듬해 공채에서 다시 그 지원자의 이름을 발견했다.

솔직히 기업은 재지원자를 선호하지 않는다. 눈에 띄는 불이익은 없다. 만약 그 지원자가 "서류"나 "인적성"에서 불합격한 것이라면 말이다. 그 지원자는 수 많은 다른 불합격자 틈에 끼어 누구의 기억에도 크게 남지 않았을 것이다. 하지만 면접, 그것도 임원 면접 불합격자라면 얘기가 다르다. 만약 임원면접에서 불합격한 지원자를 다시 면접에 올린다면 해당 임원은 인사팀을 불러 한 마디 할 것이다.

"이미 검증 끝난 사람을 왜 또 올려? 내가 그렇게 한가해보이나? 아니면 이 사람 붙이려는 백이라도 있는거야?"

맞는 말이다. 최소한 사원 10명 분의 시급을 받고 일하는 임원에게 시간은 금보다 소중하다. 그런 임원의 하루라는 긴 시간을 빼앗아 현업에서 분리시키고 면접장에 가둬놓는 일은 임원에게 언제나 달갑지 않은 일이다. 그냥 면접만 보라고 해도 이런 상황인데, 게다가 이미 봤던 사람을 또 보라니. 임원은 싸우자는 소리로 들을 것이다.

이 지원자의 경우도 마찬가지였다. 임원은 썩 그 지원자의 면접을 다시 보는 것이 내키지 않았다. 이에 대해 설득하기 위해 담당자는 예전에 받았던 메일을 출력해 임원에게 제출했으며, 인성적인 측면에서 기존 직원들과 조화로운 분위기를 만들 가능성이 높음을 들어 기회를 한 번 더 줄 것을 요청했다. 임원은 결국 그 지원자의 면접을 들어갔고, 그 지원자는 합격했다.

이런 메일을 쓴다고 해도 당신에게 반드시 좋은 기회가 생기는 것은 아니다. 아마도 대부분의 경우 아무런 답장도 받지 못할 가능성이 높다. 하지만 그럼에도 불구하고 답장을 쓸 것을 권한다. 이는 업무관계에 있어서 상대를 대하는 "태도"를 익히는데 큰 도움이 될 것이다. 그리고 어쩌면 내가 모르는 어딘가에서 좋은 일이 일어나기 위해 뿌려지는 거름이 될 수도 있는 일이다.