직장에서의 효과적인 커뮤니케이션이란 단순히 직원, 동료들과 열린 자세로 솔직하게 소통하는 것을 뜻하는 것이 아닙니다. 물론 이러한 소통 방식이 나쁠 것은 없겠지만요. 직장 내 커뮤니케이션은 업무 방식과 대인관계 방식을 규정한다는 점에서 비즈니스 프로세스와 조직 문화에 큰 영향을 끼칩니다. 아래에서 직장 내 커뮤니케이션의 중요성과 효과적인 커뮤니케이션을 위한 전략을 살펴보세요. 직장에서 효과적인 커뮤니케이션이 중요한 이유스마트한 커뮤니케이션은 조직 전체의 생산성을 향상하고 끈끈한 업무 관계를 유지해줍니다. 비즈니스가 장기적으로 성공하려면 스마트한 커뮤니케이션이 필수이죠. 이해하기 힘든 업무 목표, 제한적이거나 아예 존재하지 않는 피드백 모델, 부실한 갈등 관리, 애매모호한 상사의 지시 등 직장에서의 비효율적인 커뮤니케이션의 예를 생각해보세요. 이 모든 것은 낭비로 이어집니다. 시간도, 노력도, 비용도 낭비되죠. 다시 말해, 직장 내 커뮤니케이션의 수준은 비즈니스의 수익과 직결됩니다. 효과적으로 소통하는 회사는 그렇지 못한 회사보다 주주의 수익이 47% 더 높다(5년간 통계 기준)는 연구 결과도 있죠. 직장 내 커뮤니케이션 전략 5가지직장에서의 효과적인 커뮤니케이션은 경영진의 최우선순위가 되어야 합니다. 이를 위해 Dropbox가 직장에서의 커뮤니케이션을 향상할 수 있는 방법을 정리해봤습니다. 1. 스마트 작업 공간에 투자하기가장 중요한 것은 커뮤니케이션 도구를 중심 공간에 통합해야 한다는 것입니다. 약 50%의 직장인이 승인받지 않은 앱이나 소프트웨어를 사용한다고 합니다. 그러면 보안상의 위험 이외에도 팀이 동일한 진행 상황을 공유할 수 없다는 단점이 있죠. 커뮤니케이션이 분산되면 문서나 파일로의 액세스 문제가 생길 뿐만 아니라 일부 직원에게 업무 진행에 필요한 모든 정보가 제공되지 않아 업무가 지연되고 비용이 낭비됩니다. 해결책은 간단합니다. 바로 Dropbox와 같은 스마트 작업 공간을 사용하는 것이죠. 스마트 작업 공간은 비즈니스의 플랫폼, 앱, 콘텐츠를 하나로 통합해줍니다. 그러면 팀원들이 여러 가지 도구를 왔다 갔다 하지 않고도 다양한 업무를 진행할 수 있습니다. 예를 들어, Dropbox Paper의 작업 관리 기능을 사용하면 모두가 계획에 따라 업무를 진행할 수 있고 무엇을 해야 하는지 알 수 있어 책임감이 강화되고 소통의 창이 열립니다. 프로젝트 계획 단계도 원활한 커뮤니케이션이 필요한 업무 영역인데요, 이 경우에는 Dropbox Paper 프로젝트 계획 템플릿을 사용해 팀 전체가 동일한 내용을 공유할 수 있습니다. 한 공간에서 할 일을 배정하고 모든 피드백을 확인할 수 있어 이메일을 끊임없이 주고받는 과정에서 생기는 혼선이 발생할 일이 없죠. 실시간 피드백 교환이라는 측면에서 봐도, Dropbox에서 주석을 통해 소통하는 것이 많은 사람을 참조인으로 추가한 긴 이메일 스레드보다 훨씬 효율적입니다. 2. 가능하다면 얼굴을 마주하고 대화하기Slack, 이메일 등의 업무용 커뮤니케이션 도구가 표준으로 자리 잡으며 현대사회의 직장에서 대면 회의는 뒷전이 되는 경우가 많아졌습니다. 하지만 얼굴을 마주한 대화를 완전히 구식 취급해서는 안 됩니다. 민감한 정보를 전달할 때는 대면 회의가 필수이죠. 또한, 얼굴을 마주한 채 진행하는 팀 회의(적어도 Zoom 회의)에서는 몸짓과 표정을 직접 보며 다른 사람들이 정보를 얼마나 이해했는지 파악할 수 있습니다. 커뮤니케이션 채널을 계층으로 나눠 생각해보세요. 영상 통화는 눈을 볼 수 있다는 점에서 음성 통화보다 더 친밀한 느낌을 주고, 음성 통화는 이메일이나 인스턴트 메시지보다 더 친밀한 느낌을 줍니다. 3. 메시지의 명확성에 집중하기직장에서 효과적으로 소통하기 위해서는 메시지가 명확하고 간결해야 합니다. 중복된 업무, 혼란스러운 일정, 부정확한 파일 등 상사의 애매모호한 메시지는 프로젝트를 지연시키거나 그르치고 맙니다. 그래서 처음부터 메시지를 올바르게 전달하는 것이 중요하죠. 모든 업무에 상세한 지침을 포함하고, 무엇을, 어떻게, 왜 해야 하는지를 정확하게 알려주도록 하세요. 그렇지 않으면 오히려 혼란만 가중되어 업무가 중단될 수 있습니다. 비효율적인 커뮤니케이션은 회사 외부의 관계자들에게도 악영향을 미쳐 공급업체와 고객을 잃는 상황으로 이어질 수도 있습니다. 하지만 처음부터 신속하고 명확하게 소통한다면 그럴 일이 없죠. 4. '완전한 솔직함' 실천하기완전한 솔직함이란 직원들을 배려하면서도 행동에는 직접적인 피드백을 줘야 한다는 직장 내 커뮤니케이션 기법입니다. 이 방식은 공격성과 공감 사이에서 훌륭한 균형을 잡아주죠. 리더라고 해서 훌륭한 커뮤니케이션 능력을 타고난 것은 아닙니다. Interact가 진행한 설문조사에 따르면 관리자 중 69%가 직원들과의 직접적인 소통을 불편하게 생각하고, 37%는 부정적인 반응을 야기할 수 있는 직접적인 피드백을 주는 것을 꺼린다고 합니다. 이것이 내 이야기라고 생각된다면 완전한 솔직함 원칙을 적용해보세요. 서로 화합하는 팀을 구축해 더 좋은 업무 성과를 낼 수 있을 겁니다. 5. 수평적 조직 문화 구축하기개방적인 커뮤니케이션은 직원들이 목소리를 낼 수 있는 기회를 제공합니다. Economist Intelligence Unit에서 진행한 2018년 설문조사에서 직원 중 31%는 솔직하고 개방적인 커뮤니케이션의 결핍을 의욕 저하의 이유로 꼽았습니다. 개방적인 커뮤니케이션은 업무 몰입도, 직업 만족도와 뗄 수 없는 요소입니다. 직장 내 커뮤니케이션을 증진하려면 간부와 관리자가 직원들과 직접적으로 소통하며 피드백을 주고받을 수 있는 수평적인 조직 문화를 구축해야 합니다. 다시 말해, 직급이 높지 않은 직원도 상사와 자유롭게 대화를 나눌 수 있어야 합니다. 상사와 소통할 방법이 없다거나 환영받지 못한다는 느낌을 받게 해서는 안 되죠. 이를 위해서는 제도적인 차원의 변화가 필요할 수도 있습니다. 하지만 가상 타운홀 미팅을 통한 질의응답 시간 등 상사와 직원 간의 간극을 메울 수 있는 기타 소통 전략을 활용하는 것도 가능합니다. 결론직장에서의 커뮤니케이션은 비즈니스의 모든 측면에 중요한 영향을 미칠 수 있습니다. 효과적인 커뮤니케이션 방식을 사용하면 효율성과 생산성이 향상되고 혁신이 촉진되어 직원들의 참여도가 높아지고 비즈니스를 성공으로 이끌 수 있습니다. 의사소통의 오류는 비즈니스 환경에서 매우 쉽게 발생할 수 있지만, 직원들과 의사소통하는 방식에 대해 선제적으로 대처하고, 직원들과 공개적으로 의사소통할 수 있도록 하는 것은 종종 의사소통의 오류에서 비롯되는 문제들을 피하는 데 도움이 될 수 있다. 이러한 비즈니스 커뮤니케이션 팁과 함께 사용하면, 당신은 번창할 잠재력이 있고 의사소통의 부진에 의해 제지당하지 않는 비즈니스의 기반을 구축할 수 있게 된다.직장 내 의사소통에 관한 코칭 이성영 목사 현대 사회는 정보통신과 교통 발달로 인해 세계가 동시에 변화하는 동시성과 함께 변화속도에 가속성으로 사회 전반에 영향을 주고 모든 사회 구조가 빠르게 변화하고 있다. 또한 과학 기술의 발전으로 정보 지식은 인공지능이 대체되고 있다. 그러나 이러한 시대 변화에 따라 테크놀로지가 할 수 없는 사람과 소통능력 바로 인성과 지혜가 더욱 필요한 시대가 되었다. 직장 내 의사소통의 중요성 의사소통(Human Communication)이란 인간이 가지고 있는 생각이나 뜻이 서로 통한다는 의미로 인간이 사회생활을 하기 위해서 가장 필수적으로 가지고 있어야 하는 능력이며 사람의 삶에서 본질이라고 말할 수 있다. 특히 다양한 구성원들이 모인 직장에서의 의사소통은‘공동의 것으로 만든다’라는 어원으로 공동 작업을 수행할 때 서로의 정보와 의미를 잘 전달하기 위해 의사소통은 필요하다. 조직 내에 원활한 소통은 업무 효율성을 높일 뿐만 아니라 구성원의 사기를 향상시키고 직장인의 업무 만족도에 큰 영향을 미치기 때문이다. 결국 생산성을 높이는데 소통의 목적이 있다. 현대 사회의 소통은 대화와 토론을 통한 합의 문화가 중심이 된다. 인간중심의 수평적 네트워크의 구조를 이루고 구성원들은 독립된 자율적 주체로서의 고유한 성과책임(accountability)을 감당한다. 직장 조직 내에서 갈등의 요인 89%가 소통의 문제라고 지적한다. 그러므로 직장인의 의사소통은 리더십의 핵심이라 할 수 있다. 이에 직장 내 효과적인 의사소통을 훈련하는 것은 무엇보다 중요하다. 직장 내 의사소통의 특징 업무달성이라는 동일한 목표에 맞추어 조직원들이 자신의 감정을 표현하고 사회적 욕구를 충족시키는 역할을 함으로써 직장 내 갈등 유발은 소통의 방식에 문제가 있거나 자신의 신념에 갇혀 자신의 관점으로만 보는 경우에 갈등이 유발된다. 즉 상대를 나의 입장에서만이 아니라 어떤 관점에서 보는가 하는 것이 아주 중요하다. 갈등 유발 소통방식(수직적 의사소통)은 지시에 대한 부정적 반응을 하거나 업무 보고를 놓치고 실시하지 않는 경우 조언을 무시하며 상사와 의사소통 코칭 원칙 상사의 입장에서 상사가 원하는 것이 무엇인지 생각해 본다. 분명하고 짧게 대답하고 말하고 경청한다. 의사소통의 목표를 분명히 한다. *주도형(Dogmatic) 주로 지배하고 독단적이고 지시하며 결단력이 있다. 타인 감정 무관심하고 다른 사람에게 많은 요구를 하기도 한다. *사교형(Influence) 사람들과 접촉하기를 좋아하고 호의적인 인상을 준다. 말솜씨가 있으며 다른 사람의 동기를 유발시킨다. 사람과 상황에 낙관적이며 그룹 활동을 좋아한다. *안정형(Steadiness) 감정의 기복이 없고 안정적이며 한결같다. 협조적이며 맡은 일에 충실하다. 다른 사람의 말을 잘 들어준다. 그러나 급격한 변화를 싫어하고 피동적인 성향을 갖는 사람이다. *신중형(Conscientious) 주의 깊고 능력 위주이며, 보수적, 정확, 양심적, 지속적, 비판적이다. 지나치게 조심스러워 추진력이 없고 고민이 많기도 하다. 일관성 있게 일을 처리한다. 직장의 갈등 해결 의사소통 코칭 직장 생활에서 갈등은 불가피하다. 이때 갈등을 어떻게 해결하는가가 중요하다. 우선 자신의 욕구에 따는 4가지 해결 방식을 보면 다음과 같다. 이기적 영역 상대방이 무엇을 원하고 어떤 의도인지에 대한 관심은 없고 오직 자신의 욕구에만 관심 있다. 의무적 영역 상대방이나 자신이 무엇을 원하고 어떤 욕구나 의도에 대해서 별로 관심을 갖지 않고 자신의 일에만 집중하고 관심을 갖는 자기 포기 영역 내가 원하는 것은 상관이 없고 상대방이 원하는 욕구에만 관심이 있다. 그래야만 직장에서 살아갈 수 있다는 신념과 패턴이 능동적 영역 자신의 욕구와 의도에 대해서 관심을 갖고 있고 상대방의 의도와 욕구도 존중한다. 서로의 합의점을 도출하면서 자신의 일에 갈등 상황 시 해결의 의사소통 자신의 감정을 먼저 다스려라(5초, 3~10분 자신과 대화하기) 상대와 다름을 인정하고 내가 진정 원하는 것이 무엇인가 서로 협상하기 상대의 욕구와 의도에 대해서 경청하고 비난이나 판단의 말을 사용하지 않는다. 자신의 욕구와 의도를 짧고, 합의점 찾기 서로의 합의점 나열하고 정리한다. 서로 의견에 대해 판단하지 않는다. 취할 수 있는 방향을 서로 합의한다. 합의된 내용을 사회 구조 변화에 따른 자발성을 이끌어 내는 코칭 리더십 현대사회는 조직의 개념이 인간중심의 조직 운영으로 새로운 공동체 구조를 필요로 한다. 과거 공동체 사회조직은 권위주의에 따른 참고문헌 : 이유경교수(직장 내 의사소통) 더글러스 스톤(대화의 심리학) 로버트 캐커(성공하는 직장인의 7가지 언어 습관) |
직장내 효과적인 의사소통 - jigjangnae hyogwajeog-in uisasotong
관련 게시물
저작권 © 2024 ko.ketajaman Inc.
