업무용 블로그를 개설할거라고 했을 때, 지인들에게 가장 많은 이야기를 들은 게 바로 ‘메일작성법’에 대한 내용이었습니다. 생각해보니, 저 역시 처음 메일 쓸 때 선배에게 도움을 많이 받았습니다. 가장 자주 쓰고 가장 기본이지만, 또 그래서 가장 어려운 업무용 메일 작성법에 대해서 먼저 이야기해보고자 합니다. 1. 처음부터 끝까지 예의를 갖추자.
딱히 반갑지 않고, 감사하지 않은 것은 여러분도 알고 저도 알고, 우리 모두 아는 사실이죠. 하지만 우리가 ‘안녕하십니까’, ‘감사합니다’를 쓰는 건 메일 하단에 회사 서명이 박혀 나가기 때문입니다. 드물지만, 계약서를 쓰기 곤란한 상황에서는 양사간 주고받은 메일 내용이 계약서를 대신하는 경우도 있을 정도로 회사에서 쓰는 메일은 한 자, 한 자가 중요하고, 시작부터 끝까지 예의를 갖출 필요가 있습니다. 첫 인사와 끝 인사의 중요성은 말하기도 입아픈 수준! 일상적으로 메일을 주고 받는 사이에는 ‘안녕하십니까, OOO입니다.’하고 바로 용건을 시작하면 되는데요, 일상적이지 않는 첫인사말은 크게 2가지로 나뉜다고 볼 수 있습니다.
마무리 인사는 보통 ‘감사합니다. OOO드림.’으로 쓰는 게 일반적이니, 그냥 서명에 함께 박아두고 쓰는 편이 편합니다. 때에 따라 명절이나 새해 시즌에는 간략한 인사말을 추가해주면 조금 더 친근해진 느낌이 들기도 하는데요, 필요한 사람들을 위해 2021 새해 인사말을 예시로 써보겠습니다.
2. 업무 문서는 ‘두괄식으로 용건만 간단히’메일도 결국 업무상으로 주고받는 문서의 한 형태입니다. 그리고 메일을 받는 대부분의 사람들은 ‘시간이 없다’는 것을 기억하면 좋습니다. 내용을 최대한 쉽고 빠르게 이해시키는 것이 중요합니다. 업무용 문서의 절대 원칙 ‘두괄식으로 용건만 간단히!’를 잊지 맙시다.
3. 이모티콘은 잘 써야 본전, 못 쓰면 마이너스.친근함을 표시하겠다고 ^^ 나 :) 를 쓰는 경우가 종종 있습니다. 물론! 적절한 이모티콘은 적절한 친근감을 형성하는데 도움이 됩니다. 하지만, 때와 장소를 가리지 않는 과한 이모티콘 사용은 낭패를 부를 수도! ^^ 를 습관적으로 사용하는 선배가 있었습니다. 평소 리포트 발송 메일이나 현황 보고 메일에 쓸때는 괜찮았지만, 광고주측에 실수에 대한 사과 메일을 보내면서도 그만 습관처럼 “다시는 이와 같은 이슈 발생하지 않게 신경쓰도록 하겠습니다.^^” 를 쓰고 말았습니다. 이에 화가 난 광고주는 PM이 되어서 분위기 파악 못하고 이모티콘을 쓰고있냐는 내용의 회신을 보냈고, 이 일을 계기로 다소 딱딱해보이더라도 기본형의 메일을 고수하게 되었습니다. 이모티콘을 쓸 때는 이슈상황이 없는 경우에만 마지막인사 뒤에 또는 명절인사 메일 발송 시에만 간단하게 붙이도록 하는 게 좋습니다. 아직 그 기준을 잘 모르겠다면, 업무메일에 이모티콘은 사용하지 않길 바랍니다. 기본적인 메일 예절은 위 내용을 지켜주면 문제가 없습니다. 기억해야 할 단 하나의 원칙은 결국 ‘보는 사람이 편하도록 쓰는 것’입니다. 인사말을 잘 쓰는 것도, 이해가 잘 되게 쓰는 것도 결국 메일을 받는 사람을 존중하는 여러 방법 중 하나일 뿐이겠죠. 처음 사회생활을 시작해서 도저히 문제가 있는지 없는지 구분이 안 된다면, 메일 내용을 쭉 작성해보고 옆자리 선배에게 검토를 부탁해보아도 좋습니다. 백지에서부터 대신 써달라는 것도 아니고, 내용 체크 정도는 기꺼이 해줄 겁니다. �������ϰ� �����̶� ���� ȸ�縦 ����ϴ� ���� �ƴ϶� �ڽ��� �� �� ���� ������ �÷����� ���ڶ� �����ϰ� �Ǿ����ϴ�. �� �� �� �Ϸ��� �ߴµ� �ᱹ �̷��� ª�� �λ縦 �帮�� �dz�. ������� ȸ�縦 �ű� �� �����ϰ� ó���ϴµ� ���� �θ� �˸��� �λ��� �� �������ϴ�. �̷��� �λ縦 �帮�� �Ǿ� �˼��� ������ ��� �� ������ ������ ��ϴ�. ������ ���ϰ� ��縦 �ϰ� �ٽ� ���ο� ȸ��� ���� ���� �츮 �������ǵ��� �� �ϵ� �߿� �ϳ��� �����̶�� ���ϴ�. ���� �������̸鼭�� �ο��̶� ���� ���Ͽ� �������Ǵ� ������ �ִ� �� �����ϴ�. �ȳ��ϼ���? ������, ����ϴ� ����� ����� �� �� ��������? �� ������ ���� ������ ����Ͻó���? ����� �ϰ� ���� ���� ���� ������ ���� ���� ���� �ֳ����ϴ�. ���� ���� �����ٴ� ���� ��ư��鼭 ���� �� �߿� �ϳ��� �ƴұ� �մϴ�. ù ����ϰ� �λ縦 �� �� ������ ������ �̷��� ������ �ϰ� �Ǿ� �ƽ��� �λ縦 �帮�� �Ǵ� ���� ���� ������ �������� ũ�� �������ϴ�. ���� ��� ���� ���� �ʴ� �� �������� �����ϴ� �̴ϴ�. ������ �ϰ� ���� �� ���� ����� �� ���� ������ �� ��ġ������ Ƣ�� ������ ��Ģó�� ���� � ��Ģ���� ���к��ϰ� �̾��� ��ó�� ���� ���� �ֽ��ϴ�. ������ �߿� �ܿ� ���� ��ġ�� ���Ҷ��� ���� ��ġ�� ����� �ִٴ� ���� �ű��� �ܿ��Դϴ�. ���۽��� ģ���� �������� ��� ���߾£ ��� �� �����Ű���? ������ ������ ���� ���� ��ġ�� �ɾ� �������� �̾߱⸦ ������ ��κ��� ����� ���� ������ ���� �ľ ������ �ʹ�... ������ ���� ������? �� �̻� ����� �η������� �ʴ� ��ѱ���� ��ó�� ���߿� ���ƴٴϴ� �� �ؾ������ ������ �����մϴ�. �ƹ��� ū ������ �ᵵ ���̴�ġ�� �� ���� �ݹ� ��������� �帶ö, �ٵ� �ѹ��� �� ��������? ���� �ٿ�ε� �� ��� ���� �ӿ��� �ް� ������ �ֽ��ϴ�. �ٿ�ε带 �� �� �������̶� ������ ������� ���� ������ �������� ���� ��� ���� ���ƺ��� �� �ʹ� �������ϱ��? �� ���ο� ���, ���ο� ��ȹ�� ��������� �Ѵٰ� �����ߴµ� �װ��� ������ ������ �ƴѰ� ������ ������ϴ�. |